Do określenia efektywności informatyki za pomocą rachunku ekonomicznego potrzebne są dwie wielkości:
- sumaryczna korzyść z posiadania systemów informatycznych,
- suma kosztów, poniesionych na informatykę.
Posiadanie obu wyżej wymienionych wielkości pozwala prowadzić analizę efektywności w sposób zbliżony do analizy finansowej. Efektywność całkowita wykorzystania informatyki wynosi wtedy:
gdzie Ei oznacza efektywność wykorzystania informatyki w i-tym obszarze:
Ui - całkowita korzyść z wykorzystania informatyki w i-tym obszarze;
Ki - całkowity koszt pozyskania i utrzymania informatyki w i-tym obszarze.
W praktyce całkowitą korzyść i całkowity koszt zastępuje się zmianami w przychodach i kosztach wybranego obszaru, zmianami wywołanymi zastosowaniem systemu informatycznego. Ma to miejsce w szczególności w sytuacji, kiedy dokonywana jest ocena kilku alternatywnych systemów informatycznych. Interesuje nas wtedy, jaki wpływ na przedsiębiorstwo (lub jego fragment) miałoby wdrożenie poszczególnych systemów. Wzór na efektywność przyjmuje wtedy postać:
U - przyrost efektu użytkowego, wywołanego zastosowaniem w określonym obszarze systemu informatycznego (na przykład: przyrost zysku, obniżka pracochłonności itp.);K - wzrost nakładów, aby system informatyczny przyniósł spodziewane efekty.
Badanie opłacalności za pomocą Analizy Rachunku Sald
Metoda badania opłacalności za pomocą Analizy Rachunku Sald została opracowana przez prof. Jerzego Kisielnickiego. Analiza Rachunkiem Sald jest metodą rachunku ekonomicznego opartą na syntetycznym okresie zwrotu nakładów inwestycyjnych oraz kosztów projektowania, wdrażania oraz eksploatowania obiektowego systemu informatycznego.
Analiza Rachunkiem Sald ma na celu odpowiedź na następujące pytania:
- Jakie sumaryczne koszty zostaną poniesione na projektowanie, wdrożenie, a następnie eksploatację systemu?
- Jakich efektów można spodziewać się w wyniku eksploatacji systemu?
- Kiedy nastąpi zwrot poniesionych kosztów?
Czas tx, po upływie którego całkowite efekty przewyższają całkowite koszty, jest okresem zwrotu nakładów.
Koszty i efekty, obliczane dla poszczególnych okresów, są dyskontowane stopą procentową r. Wzór na zdyskontowane saldo dla całego rozpatrywanego okresu wygląda następująco:
Dodatkowo przy Analizie Rachunku Sald można obliczyć średni ważony okres zwrotu kosztów:
gdzie:
Tz - średni ważony okres zwrotu kosztów;u - okres, w którym występuje saldo ujemne;Si - suma sald ujemnych;Ki - suma całkowitych kosztów;poniesionych na system w i-okresach.Miernik ten mówi nam o średnim zamrożeniu jednej złotówki.
Model Analizy Rachunku Sald - MARS wersja I
Model MARS I został opracowany przez prof. Witolda Chmielarza. Opiera się on na założeniach metody ARS, opisanej w języku dynamiki systemów J. Forrestera. Podstawowym elementem metody jest model, który pozwala na zbadanie oddziaływania poszczególnych elementów rachunku ekonomicznego na współczynnik efektywności.
Podstawowymi elementami rachunku są:
Koszty całkowite, na które składają się:
- nakłady inwestycyjne - sumy nominalnych nakładów inwestycyjnych i nakładów na tworzenie środków obrotowych;
- koszty bieżące - sumy kosztów osobowych na analizę, projektowanie, programowanie systemu oraz koszty eksploatacyjne.
Koszty całkowite pomniejsza się o:
- amortyzację (na odtworzenie środków trwałych, umorzenie nakładów niematerialnych i prawnych oraz ewentualnych nakładów na postęp techniczny;
- spłatę odsetek od kredytów inwestycyjnych i nakładów poniesionych na tworzenie środków obrotowych zwiększonych o narzut na fundusz płac o ustalony procent.
Efekty, czyli przewidywane korzyści gospodarcze z zastosowania zautomatyzowanego systemu zarządzania, między innymi:
- wzrost produkcji;
- zmniejszenie kosztów;
- skrócenie cykli produkcyjnych;
- szybsza i dokładniejsza informacja do celów zarządzania.
Stopa procentowa r, którą corocznie oprocentowana jest różnica kosztów całkowitych i efektów.
Dla analizy warunków opłacalności zastosowania systemów informatycznych (w oryginale zautomatyzowanych systemów zarządzania) należy zbudować model strukturalny, dotyczący wybranych elementów przedsiębiorstwa. Samo przedsiębiorstwo rozpatruje się przy tym jako układ względnie odosobniony, powiązany z otoczeniem systemem wejść i wyjść.
W samym modelu istotne są dwie kategorie elementów: poziomy i strumienie, przy czym poziom należy rozumieć jako wyróżniony na daną chwilę stan strumienia. W modelu przedsiębiorstwa wyróżnia się następujące poziomy:
- ZP - zysk przedsiębiorstwa;
- SF - środki finansowe;
- KC - koszty całkowite;
- EF – efekty.
Na strumienie składają się:
- SDP - strumień dochodu przedsiębiorstwa;
- SKP - strumień kosztów początkowych;
- SIN - strumień nakładów inwestycyjnych;
- SKB - strumień kosztów bieżących;
- SKC - strumień kosztów całkowitych;
- SEP - strumień efektów początkowych;
- SEN - strumień efektów niewymiernych;
- SZK - strumień efektów z podsystemu kadry;
- SMA - strumień efektów z podsystemu materiały;
- SEZ - strumień efektów z podsystemu produkcja;
- SZB - strumień efektów z podsystemu zbyt.
Dodatkowo wprowadza się następujące parametry:
A - współczynnik dyskontujący = (1 R), gdzie R - stopa procentowa;
T – czas;
KP - wielkość planowanych kosztów;
EP - wielkość planowanych efektów.
Analizę rozpoczyna się od poziomu SF (środków finansowych). Z poziomu tego wypływają strumienie SIN (nakładów inwestycyjnych) i SKB (kosztów bieżących). SIN i SKB tworzą SKC (strumień kosztów całkowitych). Strumień SKC wpływa na poziom kosztów całkowitych (KC). Następnie wysokość strumienia jest korygowana parametrem KP (koszty planowane), narzucającym z góry ograniczenia na wysokość kosztów. Następnie strumień ten opuszcza poziom KC.
Efekty z zastosowania systemu informatycznego są uzyskiwane z usprawnienia różnych sfer działalności przedsiębiorstwa. Nie stosuje się tutaj jednolitej funkcji łączącej, lecz bada się oddzielnie każdy ze strumieni, wpływających na efekt sumaryczny. Strumienie efektów (EF) łączą się w jeden strumień SEP i są badane jako poziom. Wysokość poziomu EF zależy od parametru Efekty Planowane (EP) porównywalnego z EF.
Różnice między wielkościami planowanymi i rzeczywistymi (EF i EP oraz KC i KP) są przedmiotem dalszych badań.
Efekty, rozpatrywane na poziomie EF, przechodzą następnie w strumień łączący się z innymi strumieniami efektów (na które system nie ma wpływu lub wpływ ten jest nieistotny) jako strumień dochodu przedsiębiorstwa (SDP). Strumień SPD zasila poziom zysku przedsiębiorstwa (ZP) i w tym celu musi być pomniejszony o wielkość poniesionych kosztów całkowitych i następnie zdyskontowany parametrem A = (1 R)T.
W oryginalnym modelu MARS I, opracowanym przez prof. Witolda Chmielarza, rozpatrywane są dodatkowo dwa czynniki:
- zakłócenia losowe
- postęp naukowo-techniczny, które mogą występować zarówno wewnątrz, jak i poza układem. Czynniki te wpływają na kształtowanie się poziomu kosztów całkowitych oraz efektów.
Czynniki te są jednak często pomijane, dlatego nie będą tutaj dokładnie opisywane.
Model MARS II
Model MARS II jest zbliżony do modelu MARS I. Jest on oparty również na analizie rachunkiem sald. Od MARS I różni się przede wszystkim odmiennym ujęciem węzłów decyzyjnych oraz dużą złożonością.
Model MARS II został wykorzystany do analizy opłacalności zautomatyzowanego systemu zarządzania w Fabryce Wyrobów Precyzyjnych im. Gen. Świerczewskiego w Warszawie. Badany zautomatyzowany system zarządzania składał się z następujących podsystemów:
- gospodarki materiałowej i narzędziowej;
- planowania produkcji;
- kadr i płac;
- rachunku kosztów normatywnych;
- gospodarki środkami trwałymi;
- obliczeń inżynierskich.
Na strumień kosztów składały się następujące pozycje:
Nakłady inwestycyjne:
- projektowanie organizacji ośrodka komputerowego i adaptacji budynków;
- roboty budowlano-montażowe i instalatorskie;
- klimatyzacja;
- przygotowanie powierzchni użytkowej ośrodka;
- zakup sprzętu;
- przeprowadzenie szkoleń.
Koszty jednorazowe:
- koszt prac przygotowawczych;
- koszt prac wdrożeniowych;
- koszt oprogramowania.
Koszty eksploatacyjne:
- materiały eksploatacyjne;
- konserwacja sprzętu komputerowego;
- płace;
- ubezpieczenie pracowników;
- zużycie przedmiotów nietrwałych;
- energia.
Koszty eksploatacyjne były pomniejszane o amortyzację. Poziom kosztów był analizowany w układzie całego systemu i podsystemów (zapis KPiS, gdzie i jest identyfikatorem kolejnych podsystemów, np. KP2S dla 2-giego podsystemu).
Dla określenia efektów ustalono siedem zbiorczych mierników:
- oszczędności na bezpośrednich kosztach produkcji;
- oszczędności na kosztach stałych (ogólnych) z tytułu wzrostu produkcji;
- przyrost akumulacji z tytułu wzrostu produkcji;
- zmniejszenie płaconych odsetek bankowych na skutek zmniejszenia zaangażowanych środków trwałych i obrotowych;
- zmniejszenie wydatków nieplanowanych (interwencyjnych, kar, itp.);
- zmniejszenie zatrudnienia w poszczególnych agendach użytkowników podsystemu;
- podniesienie stopnia organizacji (efekty jakościowe).
Zastosowano następującą notację poziomów:
E(k)P(i)S - poziom skumulowanego efektu rodzaju k (gdzie k = 1, ... ,7) powstałego w wyniku eksploatacji i-tego podsystemu (i = 1, ... ,6);
EP(i)S - poziom skumulowanych efektów łącznych, powstałych w wyniku eksploatacji i-tego podsystemu;
E(k)S - poziom skumulowanego efektu rodzaju k, powstałego w wyniku eksploatacji całego systemu;
ES - poziom skumulowanych efektów łącznych, powstałych w wyniku eksploatacji całego systemu informatycznego.
Poziomy zostały powiązane ze strumieniami środków pieniężnych, których wielkości zależą od następujących parametrów modelu:
WPRK - planowany rozkład sumarycznych kosztów w czasie;
WPRKIN - planowany rozdział kosztów eksploatacji (bieżących) w czasie;
R - wysokość stopy dyskontowej
oraz od wielkości pomocniczych:
SALDOP(i) - oprocentowane saldo liczone dla podsystemu i-tego (i = 1, ... ,6);
SALDO - oprocentowane saldo liczone dla całego zautomatyzowanego systemu zarządzania;
SALDOS - oprocentowane i skumulowane saldo liczone dla całego zautomatyzowanego systemu zarządzania;
PSALDO - planowane saldo oprocentowane dla całego zautomatyzowanego systemu zarządzania;
PSALDS - planowane saldo oprocentowane i skumulowane liczone dla całego systemu;
SRZ(i) - stopień realizacji zadań planowanych, osiągnięty w danym roku przez podsystem i (gdzie i = 1, ... ,6);
SUMAOD - stopień realizacji zadań, osiągnięty przez cały system;
ZL(i) - zmienna losowa uwzględniająca wpływ czynników stochastycznych na stopień realizacji zadań w podsystemie i;
ZL - zmienna losowa uwzględniająca wpływ czynników stochastycznych na wielkość kosztów rzeczywistych ponoszonych przez cały system;
WIP(i) - wpływ innych podsystemów zautomatyzowanego systemu zarządzania na podsystem i (i - 1, ... ,6);
WP - wektor proporcji nakładów ponoszonych na poszczególne podsystemy.
Różnice między wielkościami rzeczywistymi i planowanymi zostały uwzględnione w modelu przez wprowadzenie zmiennych losowych. Wpływ zmiennych losowych został uwzględniony przy rozwiązywaniu następujących zagadnień:
- ustalenie wartości rocznych kosztów rzeczywistych;
- wybór stopnia realizacji zadań w każdym podsystemie.
Zmienna losowa, przekształcająca koszty planowane (PK) w rzeczywiste (KOSZT) uwzględnia wszystkie te czynniki, które nie występują w modelu jako zmienne (m.in. te o charakterze organizacyjnym i psychologicznym). W modelu MARS II przyjęto dla uproszczenia, dotyczące zmiennej losowej o rozkładzie normalnym i odchylenia standardowego.
Drugim elementem modelu matematycznego jest tablica transformacji, która przedstawia zależność efektów od poniesionych kosztów oraz zrealizowanych zadań dla każdego podsystemu. Zależność tę można umownie zapisać w następujący sposób:
gdzie:
Kti - koszty podsystemu i w okresie t;
Zti - stopień realizacji zadań w podsystemie i w okresie t;
Zt-1 - stopień realizacji zadań w pozostałych podsystemach w okresie t-1;
l – opóźnienie.
Ostatnim elementem modelu jest funkcja decyzji, dotycząca planowanych kosztów rocznych całego systemu. Porównując oprocentowane saldo skumulowane bieżące (SALDOS) z oprocentowanym saldem skumulowanym planowanym (PSALDS) analizator może interweniować w celu przeprowadzenia korekty kosztów na rok następny.