Zarządzanie systemami jest sprawą kluczową aczkolwiek panuje powszechne przekonanie o problematyczności tego zagadnienia. Głównym problemem nie jest jednak krnąbrność systemów ale niechęć firm do inwestowania w efektywne systemy zarządzania nimi. Praktyka jednoznacznie wskazuje na możliwość znacznego obniżenia kosztów użytkowania komputerów dzięki wprowadzeniu odpowiednich narzędzi administracyjnych. Wdrożenie efektywnego systemu zarządzania w połączeniu z dobrze zarządzanym systemem operacyjnym generuje konkretną wartość.
Stosunkowo szybkie efekty można uzyskać w kilku obszarach.
Ułatwienia dla Użytkowników PC
Prawidłowo administrowana i rozwijana sieć komputerowa umożliwia firmie osiągnięcie przewagi na rynku i obniża wskaźnik TCO. Znamy odpowiedzi na podstawowe pytania pojawiające się w trakcie użytkowania. Doskonale zdajemy sobie sprawę, że Klient chce nie tylko mieć możliwość korzystania z komputera, chce mieć również pewność, że jego komputer pracuje w najbardziej efektywny sposób.
Zarządzanie Help Desk
Help Desk daje możliwość skorzystania z fachowej pomocy w momencie problemów ze sprzętem lub z oprogramowaniem. Zarządzanie tym obszarem powinno uwzględniać zarządzanie problemami, bazami danych gromadzącymi informacje o zgłoszeniach i wykaz typowych usterek oraz centrum telefonicznym, do którego napływają zgłoszenia. Konieczna jest też możliwość monitorowania komputerów użytkowników.Na komputerze użytkownika po wybraniu odpowiedniej opcji powinna się pojawiać informacja o sposobie kontaktu z Help Desk’iem oraz interaktywny przewodnik, zawierający opis możliwych problemów i ułatwiający ich klasyfikację.
Automatyczne Zarządzanie Zasobami
Automatyczne zarządzanie zasobami zawiera zdalne wsparcie, automatyczną inwentaryzację i scentralizowane repozytorium danych, które umożliwiają planowanie finansowe, administracyjne i techniczne oraz administrowanie systemem. Zarządzanie danymi wewnątrz systemu odnosi się również do inwentaryzacji software i hardware, aktualizacji i utrzymania danych.
Inwentaryzacja Software
Powinna istnieć aktualna lista (najlepiej w formie elektronicznej) zawierająca szczegółowe informacje na temat klientów, sieci, i zainstalowanego software (wraz z okresami ważności licencji, datą nabycia, użytkownikiem oraz innymi istotnymi informacjami. Informacje powinny być magazynowane w centralnym repozytorium. Wszystkie dane powinny być automatycznie uaktualniane. Inwentaryzowanie softweru jest sprawą krytyczną z punktu widzenia zarządzania licencjami, nie jest to także bez znaczenia dla finansów firmy.
Inwentaryzacja Hardware
Powinien istnieć (najlepiej elektroniczny) wykaz sprzętu posiadanego przez firmę. Wykaz powinien zawierać sprzęt wraz z dodatkami do niego, serwery (z uwzględnieniem numerów seryjnych, etykiet, kodów itd.) Inwentaryzowana powinna być też historia finansowa nabywanych komputerów (data nabycia , dodatki, zmiany, przeniesienie, informacje serwisowe. Najdroższymi elementami infrastruktury są zazwyczaj serwery (ich jest też najmniej), dlatego też lista powinna zaczynać się od opisu rodzaju serwera. (daty jego zakupu, specyfikacji użytkowej, stopnia amortyzacji w pierwszym roku, ewentualnych awarii). Wszystkie te dane są istotne z punktu widzenia finansów firmy i oraz planowania zakupów.
Elektroniczna Dystrybucja Oprogramowania
Istnieje możliwość instalowania oprogramowania zamawianego przez Klienta zdalnie, bez konieczności dojazdu do niego. Dzięki możliwością technicznym tą samą drogą można dokonywać przeinstalowywania oprogramowania. Obniża to koszty zarządzania oprogramowaniem, pozwala zaoszczędzić czas oraz daje możliwość znacznie częstszych zmian w systemie jeśli takie jest życzenie użytkownika.
Automatyczne Zapisywanie i Odzyskiwanie Danych
Automatyczny zapis danych przechowywanych na serwerach sieciowych oraz ich ewentualne odzyskiwanie jest elementem znacznie ułatwiającym pracę użytkowników. Zapis danych odbywa się automatycznie bez ingerencji użytkownika. Istnieje też możliwość odzyskania utraconych danych w razie awarii komputera.
Ochrona Sprzętu i Oprogramowania
Fizyczna ochrona sprzętu i oprogramowania daje firmie możliwość zabezpieczenia się przed kradzieżą samego sprzętu lub utratą przechowywanych informacji. Istotna jest też dbałość o odpowiednie oznakowanie posiadanego sprzętu ułatwia też jego identyfikację jeśli jednak dojdzie do kradzieży.
Szkolenia Użytkowników
Szkolenia użytkowników są jednym z najbardziej znaczących sposobów obniżania kosztów eksploatacji sprzętu. Z badań wynika, że przeszkolony użytkownik korzysta z pomocy serwisu od 2 do 6 razy rzadziej niż użytkownik nie objęty szkoleniem. Równie ważne są szkolenia personelu serwisującego. Szkolenia te powinny obejmować obsługę sprzętu, programów i aplikacji wykorzystywanych w codziennej pracy użytkowników.
Standaryzacja Dostawców
Cechą charakterystyczną modelu TCO jest niskie ryzyko sprzedaży, zarówno jeśli chodzi o sprzęt jak i o usługi związane z jego obsługą. Kluczem do sukcesu jest dobór dostawców, którzy mają przecież bezpośredni wpływ na działalność firmy. Ważne jest więc oszacowanie wiarygodności i odpowiedzialności dostawców powinno być ono czynnikiem warunkującym współpracę. Wskazane jest stworzenie listy autoryzowanych dostawców i zawieranie transakcji tylko z firmami, które się na niej znajdą. Sztywne określenie źródeł zaopatrzenia jest częścią procesu zarządzania zasobami.
Platforma Standaryzacji
Platforma standaryzacji zawiera ze standaryzowane komputery, systemy operacyjne oraz odpowiednie serwery. Platforma zawiera więc określony dopuszczalną zestaw konfigurację używanych systemów, serwerów oraz sprzętu na którym pracuje dana firma. Można wprowadzić kilka standardów z uwzględnieniem grup pracowników lub konkretnych projektów.
Wprowadzenie w życie wyżej wymienionych rozwiązań pozwoli na obniżenie wskaźnika TCO. Jedynym problemem jest przeprowadzenie proponowanych rozwiązań i ich egzekwowanie wewnątrz firmy. Z badań prowadzonych na przestrzeni lat wśród Klientów wyłania się jasna odpowiedz na pytanie o obniżenie TCO. Podstawowe elementy tej układanki koncentrują się w obrębie trzech grup tematycznych:
- Technologia (zarządzanie sprzętem, systemami i ochrona zasobów);
- Procesy (standaryzacja);
- Umiejętności ludzkie (szkolenia).
Wprowadzenie odpowiednich zmian i nowych technologii w tych dziedzinach stanowi gwarancję osiągnięcia założeń modelu TCO.