Obecnie na świecie jest wykorzystywanych wiele modeli zarządzania kosztami, jednakże najbardziej rozpowszechnionym i kompleksowym podejściem do tego zagadnienia są metodyki TCO (Total Cost of Ownership). Definicyjnie można powiedzieć, że Total Cost of Ownership, czyli Całkowite Koszty Posiadania Informatyki jest to model pomagający wydzielić i zrozumieć podział kosztów informatycznych związanych bezpośrednio i pośrednio z użytkownikiem końcowym (Klientem Wewnętrznym) każdego przedsiębiorstwa. Jest to suma kosztów związanych z zakupem, instalacją i zarządzaniem środowiskiem infrastruktury informatycznej (komputery klasy PC, serwery, urządzenia sieciowe, aplikacje, czy systemy).
Charakteryzuje się on pięcioma etapami, z których każdy związany jest z innymi kosztami ponoszonymi przez IT (zakup, planowanie, fizyczne zarządzanie, wsparcie i likwidacja).
Dlaczego mierzymy TCO?
Jak dużo pieniędzy przeznacza Twoja firma każdego roku na rozwój infrastruktury teleinformatycznej i jakimi przesłankami kieruje się przy wyborze sprzętu, oprogramowania, czy akcesoriów? Czy jesteś w stanie dokładnie określić jak procentowo wydatki te rozkładają się na zakup sprzętu, oprogramowania, serwis i szkolenia, czy jesteś w stanie sprawdzić gdzieś takie informacje a co ważniejsze czy potrafisz oszacować odnoszone z tego tytułu korzyści?
Badania przeprowadzone przez producentów sprzętu i oprogramowania wśród profesjonalnych organizacji ekonomicznych ujawniają, że na 25 osób podejmujących tego rodzaju decyzje tylko jedna zdaje sobie sprawę że koszty ponoszone po okresie początkowej alokacji zasobów stanowią największą część nakładów na rozwój infrastruktury informatycznej (mogą one sięgać aż 80% całości wydatków). Wielu managerów koncentruje się na kontroli wydatków na dobra trwałe, zamiast zwrócić uwagę na okres poalokacyjny.
Kluczem do sukcesu jest więc zrozumienie na jakiej płaszczyźnie generowane są najpoważniejsze wydatki. Do tego właśnie celu opracowano model TCO.
Wyniki TCO
Niezależne organizacje i stowarzyszenia prowadzące studia nad TCO, przedstawiają wyniki badań, które mogą stanowić podstawę do zrozumienia istoty TCO. Każda z firm budująca model TCO powinna mieć na uwadze dostosowanie go do swojej specyfiki i środowiska teleinformatycznego. Jednocześnie należy jednak pamiętać, iż podstawowe standardy modelu zostały zdefiniowane a sprostanie ich wymaganiom decyduje o efektywności wprowadzanych rozwiązań.
Zaleca się również prowadzenie poszerzonych analiz kosztowych co umożliwia odpowiednie bilansowanie wydatków na administrację systemami z wydatkami serwisowymi.
Doświadczenia organizacji pokazują również, że jakkolwiek model określa dość precyzyjnie gdzie znajdują się główne źródła redukcji kosztów, to jego wprowadzenie, a tym bardziej czerpanie korzyści z jego implementacji jest niezwykle trudne.
Całość działań podejmowanych w kwestii redukcji kosztów i optymalnej alokacji zasobów wykracza poza prosty model TCO. Cele zazwyczaj są jasne:
- Osiągnięcie pozycji lidera w tworzeniu i dystrybuowaniu przewagi ekonomicznej poprzez redukcję kosztów posiadania zasobów informatycznych;
- Pełne wykorzystanie stworzonej przewagi jako wewnętrznej wizytówki naszych produktów i usług;
- Podnoszenie poziomu znajomości wpływu ekonomii na decyzje dotyczące zasobów informatycznych (chodzi tu nie tylko o kwestie zakupu ale również stopy zwrotu i amortyzację);
- Wprowadzenie narzędzi dla mierzenia i badania wartości.
Cykl życia
Większość modeli TCO opiera się o standardowy cykl życia związany ze sprzętem i oprogramowaniem w każdej firmie.
Charakteryzuje się on pięcioma etapami, z których każdy związany jest z innymi kosztami ponoszonymi przez IT (zakup, planowanie, fizyczne zarządzanie, wsparcie i likwidacja).
4 kroki TCO
Realizacja typowego projektu TCO opiera się na czterech cyklicznie wykonywanych krokach, udzielających odpowiedzi na pytania:
- Gdzie jesteśmy dziś? (Podstawą jest określenie obecnego poziomu wydatków i kosztów związanych z TCO. )
- Benchmark. (Czyli spojrzenie jak wyglądają nasze koszty w porównaniu z innymi. Porównując profil naszej działalności ze średnimi profilami branży dowiadujemy się, w których obszarach jesteśmy lepsi, a które wymagają ulepszenia w stosunku do przeciętnej firmy podobnej do naszej i używającej podobnych systemów. )
- Dokąd możemy pójść? (Wynik uzyskany w benchmarku wskazuje nam drogę ulepszeń. W tym momencie możemy wybrać jedną z wielu dróg zmian, od zmiany technologii, poprzez poprawę procesów organizacyjnych, aż po praktyki zarządzania. )
- Jak dobrze realizujemy plany ulepszeń? (Audyt kontrolny, umożliwiający sprawdzenie, czy realizowane plany ulepszeń i optymalizacji prowadzą nas do spodziewanych zmian w naszym profilu kosztów.)
Przedmiot TCO
Typowa analiza TCO obejmuje swoim zakresem następujące elementy IT:
Jak dużo pieniędzy przeznacza Twoja firma każdego roku na rozwój infrastruktury teleinformatycznej i jakimi przesłankami kieruje się przy wyborze sprzętu, oprogramowania, czy akcesoriów? Czy jesteś w stanie dokładnie określić jak procentowo wydatki te rozkładają się na zakup sprzętu, oprogramowania, serwis i szkolenia, czy jesteś w stanie sprawdzić gdzieś takie informacje a co ważniejsze czy potrafisz oszacować odnoszone z tego tytułu korzyści?
Badania przeprowadzone przez producentów sprzętu i oprogramowania wśród profesjonalnych organizacji ekonomicznych ujawniają, że na 25 osób podejmujących tego rodzaju decyzje tylko jedna zdaje sobie sprawę że koszty ponoszone po okresie początkowej alokacji zasobów stanowią największą część nakładów na rozwój infrastruktury informatycznej (mogą one sięgać aż 80% całości wydatków). Wielu managerów koncentruje się na kontroli wydatków na dobra trwałe, zamiast zwrócić uwagę na okres poalokacyjny.
Kluczem do sukcesu jest więc zrozumienie na jakiej płaszczyźnie generowane są najpoważniejsze wydatki. Do tego właśnie celu opracowano model TCO.
Wyniki TCO
Niezależne organizacje i stowarzyszenia prowadzące studia nad TCO, przedstawiają wyniki badań, które mogą stanowić podstawę do zrozumienia istoty TCO. Każda z firm budująca model TCO powinna mieć na uwadze dostosowanie go do swojej specyfiki i środowiska teleinformatycznego. Jednocześnie należy jednak pamiętać, iż podstawowe standardy modelu zostały zdefiniowane a sprostanie ich wymaganiom decyduje o efektywności wprowadzanych rozwiązań.
Zaleca się również prowadzenie poszerzonych analiz kosztowych co umożliwia odpowiednie bilansowanie wydatków na administrację systemami z wydatkami serwisowymi.