TCO służy do oceny bieżących i prognozowanych wydatków na infrastrukturę teleinformatyczną. Model uwzględnia koszty bezpośrednie ujawnione w budżetach i listach płac, oraz koszty pośrednie (ukryte) – wyznaczone jako koszty związane z działaniami użytkowników oraz z przestojami. Model TCO służy nie tylko redukcji całkowitych kosztów związanych z posiadaniem zasobów teleinformatycznych, ale także analizie różnic między badanym przedsiębiorstwem a danymi porównawczymi modelu firm i stowarzyszeń niezależnych. Najważniejszym składnikiem modelu jest – oprócz systemu klasyfikacji kosztów zawierającego bogatą listę kategorii – także baza danych statystycznych o kosztach informatyki dla wielu branż.
Czynniki Kształtujące TCO
Struktura modelu TCO
Typowy podział kosztów według modelu TCO obejmuje dwie grupy:
Koszty bezpośrednie:
- Sprzęt i oprogramowanie;
- Wsparcie;
- Zarządzanie i administracja;
- Planowanie i rozwój;
- Koszty komunikacyjne.
Koszty pośrednie:
- Przestoje;
- Koszty użytkownika końcowego.
Czynniki Kształtujące TCO
Redukcja kosztów przebiega w sposób bardziej efektywny jeśli prowadzona jest na 3 równoległych poziomach : szkolenie ludzi, wdrażanie procesów, wprowadzanie technologii, które nie są trudne w serwisowaniu ani tym bardziej w obsłudze i zarządzaniu nimi. Przedsiębiorstwa, które konsekwentnie wdrażają ten model mogą się pochwalić sporymi sukcesami w dziedzinie obniżania kosztów:
- Ludzie – szkolenia zarówno użytkowników jak i serwisantów;
- Procesy – automatyzacja procesów, wprowadzanie nowych rozwiązań;
- Technologia – upowszechnianie nowych rozwiązań technologicznych.
TCO – Starting Point
Problemem dla każdej z firm wprowadzających TCO jest określenie jakie dokładnie zmiany i innowacje trzeba wprowadzić w każdej z trzech wymienionych wyżej dziedzin. Istnieje kilka modeli pozwalających analizować koszty zgodnie z metodyką TCO. Jeśli jednak nie jesteś pewien, który z modeli będzie najlepszy dla twojej firmy możesz zwrócić się o pomoc do specjalistów.
Analiza kosztów według metodyki TCO jest swego rodzaju audytem informatyki. Analiza TCO przebiega dwoma torami – z jednej strony przeprowadza się ankietę wśród użytkowników końcowych z drugiej strony bada się wiele aspektów funkcjonowania służb i urządzeń informatycznych. Metoda ta jest zatem próbą opisu stanu informatyki w przedsiębiorstwie w danym okresie.